Fasta rutiner, regelbundna möten och bra arbetsredskap. Nu när allt fler ska jobba hemifrån gäller det att göra arbetet så effektivt som möjligt.
Just nu jobbar tusentals hemifrån. Som arbetsgivare gäller det därför att skapa de bästa förutsättningarna för att de anställda för att kunna jobba hemma.
För det är en sak att jobba hemifrån någon dag då och då vid behov, och att jobba hemma veckor i sträck. Förutom att se till att all teknisk utrustning finns tillgänglig, måste man också säkerställa att de anställda har en bra arbetsmiljö.
Här är några tips:
Följ de vanliga rutinerna
Uppmuntra de anställda att så långt som möjligt följa samma rutiner hemma som en vanlig arbetsdag på kontoret. En bra början är till exempel att se till att skapa en plats hemma som är endast till för arbete. Och i den mån det är möjligt, hålla de vanliga arbetstiderna.
Gör också tydligt upp om arbetstimmar och förväntningar på utfört arbete. Men betona att det fortfarande är viktigt att ta pauser, precis som vanligt på kontoret. Arbetsmiljölagen gäller även på hemmakontoret.
Var tydlig och håll kontakten
Som arbetsgivare är det väldigt viktigt att upprätthålla en bra kontakt med de anställda som jobbar hemifrån – och också att de anställda håller kontakten med varandra.
Schemalägg regelbundna möten och använd någon av de många apparna som finns för att chatta, dela filer och snabbt skicka material. Det kan också vara en bra idé att ta möten via videosamtal i stället för att enbart maila eller prata i telefon.
– Det är viktigt att kunna vara lika produktiv hemma som på jobbet, att ha videosamtal där man ser varandras ansikten. Så att alla blir mer delaktiga, säger Stefan Bergdahl, vd på HP Sverige.
Tänk på ergonomin
När kontoret tillfälligt flyttar hem, är det viktigt att uppmuntra de anställda att vara extra vaksamma på sin arbetsställning. Det är lätt hänt när man avviker från sina vanliga jobbrutiner att hamna i soffan med laptopen i knät. Vid långvarigt arbete hemma är det viktigt att ordna en bekväm arbetsplats med bra stol och skrivbord, med bra belysning, för att undvika arbetsskador.
Bra verktyg
Se också till att de anställda har tillgång till de verktyg de behöver för att kunna utföra sitt arbete. De ska ha tillgång till ett säkert vpn-nätverk, mjukvara, nödvändiga filer och dokument.
Om en anställd jobbar allt oftare hemifrån, kan det vara värt att titta på en bra företags-laptop.
Niclas Oldmark, produktchef för PC på HP, vill gärna lyfta fram en funktion som kan vara till nytta just för hemmaarbetaren då det är helt andra ljud som hörs i bakgrunden än på ett kontor.
LÄS MER: Så väljer du rätt workstation för arbete hemifrån
– Det finns en applikation i bärbara företagsdatorer som gör att man kan styra ljudet, och det finns även en brusreducerande funktion som sorterar bort bakgrundsljuden.
Det lilla extra
När kontoret flyttar hem, är det dock ofta en detalj som glöms bort: skrivaren.
– Folk vill gärna tro att de inte skriver ut så mycket längre, att de inte använder skrivaren. Så tänker jag själv också, men när man börjar jobba hemma och plötsligt inte har tillgång till skrivaren längre, så blir det rätt uppenbart att man ändå skriver ut en del, säger Rickard Strömdahl, produktchef för skrivare på HP.
Jobba hemifrån men glöm inte det sociala
När vi tänker på en arbetsplats blir fokuset lätt på enbart arbetsuppgifter. Men den sociala interaktionen är lika viktig, särskilt för teamkänslan:
– Videomöten är nu ofta den enda kontakten du har med ditt team och andra medarbetare. Glöm inte att låta även social samvaro ta tid och få in sätt att få möjligheten till att prata om allt annat än jobbet, det som sker vid kaffemaskinen eller på en after work. Det är viktigt för att bibehålla teamkänslan, avslutar Stefan Bergdahl, vd på HP Sverige.
